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【自己啓発】時間コントロールの為のスケジュール帳活用術(タスクの因数分解)

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私は【スケジュール帳には人生が詰まっている】と考えています。

皆さん手帳は何のために使っていますか?

「用事を忘れてすっぽかしてしまった」
「思い出すのが遅れて集合時間に間に合わなかった!」
「同じ時間に2つの予定を入れてしまった!」

そういった未来のミスを避けるための備忘録でしょうか?

確かにそういった用途がメインでしょうし、上記のミスが起こらなければ手帳を使うことの目的は十分達成されています。

しかしながら、手帳を持つということはどこに行くにも常に1冊の荷物を持ち歩いていることになります。
できれば自分なりに使い方をブラッシュアップしていけたほうが、荷物持ち冥利に尽きるというものではないでしょうか。
※荷物持ち冥利ってなんだ・・。

最近はスマホでも十分スケジュール管理ができる時代ですから、何を使うかは人それぞれです。
ですが、私は基本紙のスケジュール帳がベストだと感じています。※理由はまた別記事で。

本記事では、手帳を使ってどのように時間をコントロールしているのか、そのための予定の考え方を記載してみました。

私なりの手帳の使い方とこれまでのスケジュール管理のブラッシュアップを通じて、
少しでも皆様の手帳ライフが充実したものになれば幸いです。

スケジュール帳とは、自分の人生をコントロールするためのものだと思います。

前述のとおり未来の予定やタスクを管理するのが本来の使い方ですが、
私は時間コントロール技術を強化する為の自己分析に活用しております。

ひいては人生の自己分析にも大いに役立っております。

ちなみに、私はバーチカルタイプの手帳をメインで使っております。

バーチカルタイプとはご存知でしょうか?
エクセルで簡単にイメージを作ってみました。

曜日ごと時間ごとに予定を管理しやすいのが特徴です。
細かく時間単位で予定を記載しておきたい人向けの手帳ですね。

ちなみに株式会社永岡書店のA5方眼バーチカル【ディープネイビー】を使っております。
中身はこんな感じ。

それでは早速、手帳活用の中で私が実践しているは以下の②点です。

①予定をタスク化してスケジュールに入れ込むこと
②予定と行動を比較できるようにしておくこと

下記に具体的に説明をしていきます。

①予定をタスク化してスケジュールに入れ込むこと

こちらは2段階でタスクを組むようにしています。

1段階目:日曜日の夜に翌週の必須タスク(ルーティン・MTG・締切など)をスケジュール化

翌週に自分が使える時間を明確化しておきます。
その際に、自分の人生で優先すべき自分の時間を最優先で入れていきます。
※私の場合【ブログ執筆】は自分に課している課題なので必ず実行します。

2段階目:前日夜に翌日の時間配分をスケジュール化

次の日の予定を時間毎に配分します。
私の場合は多少詰め詰めになっても先回りして予定を入れるようにします。
※スキマ時間にも具体的な行動を書いておきます(本を読む、など)。

これにより、スケジュールが見える化し、時間のコントロールができるようになります。

②予定と行動を比較できるようにしておくこと

1日の終わりに、実際の行動と比較し時間に対する評価を自分なりに考えます。

ブログ執筆は2時間目標だったけど、合計3時間以上かかってしまった。
⇒今朝はネタだしに時間がかかってしまい、打ち込みの時間が作れなかった。
⇒どうしたら2時間以内で書き終えることができただろうか?
⇒ブログネタのストックとアウトライン化はスキマ時間にスマホアプリでできるように仕組化しよう。

資料の作成に手間取った。
⇒必要なデータが後から出てきて再度グラフを作り直さなければならなかった。
⇒どうしたら必要な情報を最初にヒアリングできただろうか?
⇒アウトプットのサムネイルを手書きで共有してからMTGを終える癖をつけよう。

比較の原因をたどることで、次につながるアクションを考えることができるようになります。

スケジュール管理のブラッシュアップ方法

下記が実際の私の手帳の一幕です。
※あまりにプライベートなのでモザイク処理させて頂きました。

正直細かく予定を記入しておきたいのでほぼ予定通りにはいかないのですが、

◆何に何時間かかっていたのか?
◆具体的にその時間何をしていたのか?

といったことを知るという目的は達成できております。
今後の課題は達成率を少しでも上げていくことですね。
継続です。

最後にスケジュール管理のブラッシュアップとして、ひとつ考え方をお伝えします。

週次でスケジュールを立てる際は、行動を下記の②つに分配します。
※タスク化の段階分けと似ているのですが、こちらは行動そのものの考え方です。

◆レギュラー
◆スポット

【レギュラー】とは定期的に続けること、続けたいことです。
例えば日記や体調管理などの一生続くことから、会社の定時や週次の会議も含まれるかもしれません。

【スポット】とは期間の長短や頻度の差こそあれ単発で終わるものです。
仕事や資格勉強など締切のある項目と、家事や遊びなど締切とは関連しない項目とに分けられます。

週次でやり遂げたい行動は上記の2パターンに分けると予定に組み込みやすくなります。
ぜひ参考にしてみて下さい。

※補足ですが、締め切りのない【スポット】案件は先延ばししがちなので注意しましょう!

まあ、一日の予定ですらこなせないのですから、一生のうちにできる事って案外少ないのかも。

あれもこれもやっている時間はないので、しっかり自分で選んで人生を歩んでいきたいですね。

迫りくる動画の時代に快適な映像LIFEを!

ここまで読んでいただいてありがとうございました。

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